武汉阿里邮箱会议室使用指引

一、会议室邮箱背景

企业邮箱用户在发起会议邀约时，希望同时进行会议室预定，以便确定会议地点。目前阿里云邮箱缺少会议室预定功能，会议室预定需要在内外中进行，导致用户发送会议邀约不连贯，需要切换不同页面进行，会议室预定功能将是阿里云邮箱会议功能的完善。

二、会议室邮箱概述

会议室邮箱是指分配给会议地点的资源邮箱，会议室邮箱具有会议室的属性，具备可容纳人数、是否配备会议电话、演示屏、地址名称等属性，在向会议室邮箱发起会议邀约前，可查看会议室邮箱忙闲信息，发送会议邀约后，会议室邮箱可自动发出应答至发起会议邀约邮箱，答复其会议室预定是否成功，并可查询预定的会议室信息。

三、会议室邮箱功能说明

1）创建：在域管中创建会议室邮箱具备会议室属性，必填项为会议室名称、邮箱账号、会议室位置。电话、容纳人员、演示屏、其他字段信息为描述信息，创建的会议室邮箱在公司通讯录中显示，所属一级部门是会议室资源。

2）预定：创建完成的会议室邮箱具有自动应答功能，当发送会议邀约至会议室邮箱时，选择的时间段为会议室邮箱的空闲时间段，则自动应答发件人，成功预定了会议室。若会议邀约选择的时间段包含了会议室邮箱忙时间段，则自动应答发件人预定会议室失败，并告知失败的原因为会议室在xxxxxx时间段被某邮箱地址预定。

3)需要考虑循环会议的冲突处理，例如：每月的1号和每周的的周一预定会存在冲突，则处理冲突的原则是先预定者先得，后预定则遭拒绝。

4）限定*长预定默认时间：30天

5）退定：点击取消会议，可完成取消会议和会议室的预定，并邮件提醒会议室预定人取消预定成功。

四、会议室邮箱演示

1)创建会议室邮箱：

进入域管－平台设置－会议室管理－新建账户

设置项文字描述：

1、允许冲突会议请求（同一个会议室邮箱同一时间段内允许被不同的人预定，暂不使用）

2、允许重复会议（允许发起循环的预定，比如每周的星期一预定）

3、只允许工作时间段内调度（工作时间段内比如8:00～18:00允许被预定，暂不使用）

4、拒绝结束日期超过预定时间段的重复会议（超过预定期限的时间，不允许预定会议室）

5、预定期限（默认值是30天，会议室预定的*长可选定的时间，例如今天是1月18号，我能预定会议室的*远时间是2月17日。）

6、*长持续时间（会议室一次预定的可选时间段）

7、冲突实例（不使用）

2)webmail会议邀约、会议室预定

  ——点击“查看与会者行程”，可以看到会议室和用户的空闲状态，选择会议时间，点击确认。*后撰写邮件发送即可。

3）outlook 会议邀约、会议室预定

1、outlook新建会议

2、通讯录中查找、选择会议室

3、选中会议室后，可以看到会议室的忙闲状态，选择空闲时间段进行预定。

4、选择与会人员和会议室邮箱，发送会议邀约。

5、应答会议室预定成功。

6、日历可以看到会议室的预定信息上。